Акции
Лучшая цена
Скидки на антивирусы Касперского

Гамбургский Счет

Гамбургский Счет помогает решать различные задачи: повышение трудовой дисциплины, мотивация персонала, управление рабочим временем и т.д. Но основным применением этого решения является управление численностью офисного персонала. Классическими методами решения этой задачи считаются бенчмаркинг и операционное нормирование труда (хронометраж, БСМ, MOST и другие).

Автоматизированный контроль трудозатрат офисного персонала

Кратко идею Гамбургского Счета можно сформулировать так:

• Автоматический хронометраж всех выполняемых работ.
• Автоматическая оценка эффективности использования рабочего времени.
• Автоматическое создание экспертных отчетов о работе персонала.

Области применения Гамбургского Счета:

1. Управление численностью персонала
   • Факторное нормирование труда; 
   • Экспертиза фактических трудозатрат (эмпирическое определение необходимой и достаточной численности персонала методом ЭКОПСИ Консалтинг); 
2. Мотивация персонала
3. Управление рабочим временем. Учет рабочего времени в различных разрезах (по направлениям, проектам, поручениям, задачам и т.д.)

Ключевые преимущества Гамбургского Счета:

1. Автоматизированный учет фактических затрат рабочего времени по сотрудникам, проектам, подразделениям, направлениям бизнеса и т.д.
2. Высокая достоверность информации о фактических трудозатратах. Используются специальные средства - удаленное управление компьютерами, встроенная система видеонаблюдения и другие.
3. Автоматическая оценка эффективности использования рабочего времени. Используется экспертная система.

Если компанию сравнить с автомобилем, а средства управления по KPI со "спидометром", то Гамбургский Счет - это "тахометр" (автомобильный прибор, измеряющий обороты двигателя). Спидометр и тахометр взаимно дополняют друг друга, поэтому в хорошем автомобиле должно быть и то и другое.

Как это делается

Архитектура Гамбургского Счета

На компьютерах сотрудников устанавливается программа SelfTrace, с помощью которой сотрудники ведут учет всех выполняемых работ. Часть данных вводится ими вручную - самохронометраж. Это данные о том, какое задание (проект, поручение и т.п.) сейчас выполняется и текущий вид активности (совещание, работа с компьютером и т.п.). Остальные данные программа получает автоматически, - с каким бизнес-приложением работает сотрудник, какую бизнес-операцию он сейчас выполняет, с какой скоростью и т.д. Тип выполняемой бизнес-операции определяется по названию окна MS Windows, находящемуся на переднем плане.

Информация, получаемая программой SelfTrace, автоматически импортируется в консолидированную базу данных. Туда же может импортироваться информация из других систем (CRM, ERP и других), характеризующая количественные показатели труда (сколько сделано звонков, сколько обработано документов и т.п.).

Информация, хранящаяся в консолидированной базе данных, автоматически обрабатывается встроенной экспертной системой. Экспертная система делает следующее:

• Систематизирует и статистически обрабатывает информацию, полученную программой SelfTrace и импортированную из других систем.
• Автоматически оценивает достоверность информации, введенной работниками вручную.
• Автоматически оценивает эффективность использования рабочего времени сотрудниками. Результатом оценки является значение BPI (Basic Performance Indicator); подробнее ниже.

Гамбургский Счет дает HR-Службе три мощных инструмента:

1. Отчеты о Работе Персонала. Это многостраничные документы в PDF-формате, содержащие фотографии рабочего дня и статистическую информацию о работе каждого сотрудника и подразделения за определенный период времени. 
2. Анализатор Эффективности Персонала. Это специальное приложение, позволяющее всесторонне анализировать информацию, содержащуюся в консолидированной базе данных.
3. Комплексные Тайм-Листы. Это документы в формате MS Excel, содержащие подробную информацию о фактических трудозатратах каждого работника и подразделения за определенный период времени Эта информация включает в себя оценку достоверности данных о трудозатратах, оценку эффективности использования рабочего времени.

Гамбургский Счет включает в себя мощные средства обеспечения информационной безопасности, которые можно использовать и для обеспечения достоверности информации о фактических трудозатратах. Такими средствами, являются: Монитор Активности Персонала и Монитор Большой Брат. Когда сотрудник в программе SelfTrace задает, какое задание он сейчас выполняет, эта информация автоматически передается на Монитор Активности Персонала и Монитор Большой Брат. Кроме этого руководитель (или сотрудник службы внутреннего контроля) может видеть содержимое экранов сотрудников, управлять их клавиатурой, делать скриншоты их компьютеров, вести видеонаблюдение и многое другое.

Встроенная экспертная система

Ключевым преимуществом Гамбургского Счета является встроенная экспертная система, позволяющая:

1. В режиме реального времени контролировать производительность труда в компании. Экспертная система оценивает метрики, получаемые программой SelfTrace и импортируемые из других систем. Метрики оцениваются по пятибалльной шкале (хорошо, допустимо, требует внимания, на грани, плохо), а результаты оценки представляются в виде Светофоров. В состав Гамбургского Счета входят три Монитора Производительности:
   • Монитор Производительности (базовый); 
   • Монитор Производительности для HRM;
   • Монитор Производительности для CEO; 
2. Оценивать эффективность использования рабочего времени в компании. Экспертная система оценивает информацию, хранящуюся в консолидированной базе данных. Оценивается каждая работа каждого сотрудника. Результаты оценки представляются в виде средневзвешенного значения BPI (Базового Показателя Эффективности, Basic Performance Indicator). BPI рассчитывается для каждой работы в отдельности.

При расчете BPI могут использоваться следующие данные:

• Была ли работа выполнена в срок.
• Сколько времени работник затратил на выполнение работы.
• Какая доля времени приходилась на различные виды активности при выполнении этой работы (совещания, работу с компьютером, телефонные разговоры и т.д.)
• С какой интенсивностью сотрудник работал с компьютером.
• С какой скоростью сотрудник выполнял типовые операции.
• Данные, импортируемые из других приложений (ERP, CRM и др.) и характеризующие производительность труда.

Правила, на основании которых экспертная система вычисляет BPI, называются Экспертизами. Для каждой категории работ разрабатывается индивидуальная Экспертиза. Упрощенный пример Экспертизы показан в Таблице 1.

Оцениваемый параметр	Вес	План	Факт	% от Плана	Взвешенный % от Плана
Выполнение в срок (1/0)	0.25	1	1	1	0.25
Длительность выполнения (час.)	0.5	16	12.4	1.23	0.62
Доля think time (%)	0.05	10	8	1.2	0.06
Скорость работы на компьютере (нажатий/мин)	0.1	35	47	1.34	0.13
Скорость выполнения типовых операций (штук/час)	--	--	--	--	--
Доля времени "перекуров" (%)	0.05	10	5	2	0.03
Доля времени другой работы в офисе (%)	0.05	5	7	0.6	0.03
BPI					= 1.12

Таблица 1. Упрощенный пример Экспертизы.

Реальная Экспертиза несколько сложнее. Вместо одного значения "План" в реальной Экспертизе задается три значения: "Порог", "План", "Вызов", а также функция расчета "% от плана".

Кроме оценки эффективности использования рабочего времени, экспертная система оценивает достоверность информации о трудозатратах. Для этого данные, предоставленные сотрудниками, сравниваются с данными, полученными автоматически (используемые приложения, выполняемые бизнес-операции, скорость работы с компьютером). Достоверность измеряется в процентах и рассчитывается для каждой работы в отдельности.
 

Применение Гамбургского Счета

Для проведения экспертизы фактических трудозатрат необходимо:

1.                  Определить пороговое значение ОВПРК, соответствующее нормальному функционированию бизнес-процесса.

2.                  Измерять и оценивать значение ОВПРК за отчетный период.

Для решения первой задачи можно использовать Отчет о Работе Персонала. В состав каждого Отчета входят Фотографии Рабочего Дня и Статистика в четырех разрезах: по заданиям, видам активности, бизнес-операциям и приложениям. Этой информации необходимо и достаточно для расчета достоверного значения ОВПРК.

Решение второй задачи полностью автоматизировано. Сбор данных и формирование отчета, содержащего, в частности, значение ОВПРК, выполняется автоматически. Таким отчетом является комплексный тайм-лист: Время Продуктивной работы с Компьютером - Процесс, показанный на рисунке 2. Это документ MS Excel, автоматически формируемый Экспертной Системой, входящей в состав старших моделей Гамбургского Счета.

Время в офисе - это общее время присутствия работника в офисе за отчетный период. Может вводиться вручную или автоматически импортироваться из СКУД или другой учетной системы.

Приведенное ВПРК = (Измеренное ВПРК) * BPI

Значение BPI (Basic Performance Indicator) - усредненная по всем работам оценка эффективности использования сотрудником своего рабочего времени. При расчете BPI может учитываться не только скорость работы сотрудника с клавиатурой и мышью компьютера, но и показатели производительности труда, импортируемые из внешних систем (CRM, ERP и т.п.).

ОВПРК = 100% * (Приведенное ВПРК)/(Время в офисе)
 

 

Пять базовых моделей Гамбургского Счета

Гамбургский Счет - это решение на основе продуктов семейства SLA-ON™, которое может поставляться в виде программного продукта, сервиса или их комбинации (софт + сервис). Ниже приводятся краткие описания пяти базовых моделей решения в порядке увеличения их функциональных возможностей и стоимости:

Гамбургский Счет N1: "Хронометраж по требованию"

Состав: бесплатный программный продукт QuTester Plus + Internet-сервис Тест-Ателье Про + базовое внедрение.

Функциональность: Отчеты о Работе Персонала - в ограниченном объеме.

Позиционирование: Решение начального уровня; может эффективно использоваться для выборочной оценки эффективности персонала.

Гамбургский Счет N2: "Бархатные рукавицы"

Состав: программный продукт ProLAN-Супервайзер + Internet-сервис Тест-Ателье Про + базовое внедрение.

Функциональность: централизованный Оперативный Мониторинг - ограниченные возможности, Отчеты о Работе Персонала - в ограниченном объеме, базовая Экспертная Система - с ограничениями.

Позиционирование: экономичное решение, предназначенное, для управления персоналом в компаниях малого бизнеса.

Число работников, компьютерами которых можно одновременно управлять с помощью этой модели, не ограничено.

Гамбургский Счет N3

Состав: программный продукт ProLAN-Администратор + Internet-сервис Тест-Ателье Про + базовое внедрение.

Функциональность: централизованный Оперативный Мониторинг, Отчеты о Работе Персонала - в ограниченном объеме, базовая Экспертная Система.

Позиционирование: профессиональное решение, предназначенное для управления эффективностью персонала и бизнес-процессов в компаниях малого бизнеса.

Стоимость по запросу
  

Гамбургский Счет N4

Состав: программный продукт ProLAN-Аналитик SE.

Функциональность: распределенный Оперативный Мониторинг (до 5000 метрик одновременно), Ретроспективный Анализ - базовые возможности, Отчеты о Работе Персонала, базовая Экспертная Система.

Позиционирование: профессиональное решение, предназначенное для управления эффективностью персонала и бизнес-процессов в компаниях среднего бизнеса.

Стоимость: по запросу.

Гамбургский Счет N5

Состав: программный продукт ProLAN-Эксперт.

Функциональность: распределенный Оперативный Мониторинг, Ретроспективный Анализ, Отчеты о Работе Персонала, базовая Экспертная Система.

Позиционирование: профессиональное решение, предназначенное для управления эффективностью персонала и бизнес-процессов в компаниях крупного бизнеса.
Стоимость по запросу
 

Опции:

В моделях N1- N3 Internet-сервис Тест-Ателье Про может быть заменен на аналогичный по функциональности сервис, но оказываемый в офисе клиента (без пересылки данных по Internet).

В моделях N2 - N5 может быть увеличено число консолей, используемых для Оперативного Мониторинга.

В моделях N3 - N5 может быть увеличено число метрик, одновременно контролируемых Зондом.

В моделях N4 - N5 может быть увеличено число Зондов, осуществляющих сбор данных о работе персонала.

В моделях N4 - N5 базовая Экспертная Система может быть заменена на Экспертную Систему с расширенными возможностями.